Ажлын байрны орчинд өдөр бүр и-мэйл захидал бичих, бусадтай албаны байдлаар харилцах хэрэгцээ шаардлагатай тулгардаг. Магадгүй та ажилд орохоор горилж буй байгууллагадаа эсвэл удирдлагадаа халагдах өргөдөл гаргахаар төлөвлөж байгаа гээд аль ч тохиолдолд албан и-мэйл бичих соёлтой байх, үүнийг хэрхэн бичих талаар мэдлэгтэй байх нь зүйтэй. 

Албан ёсны и-мэйл бичихдээ дараах зүйлсийг харгалзаж үзээрэй

Гарчиг бичих 

Гарчиг нь таны бичсэн и-мэйл, захидлын гол санааг илэрхийлж байх ёстой. Жишээ нь “Талархал”, “Хамтран ажиллах санал” гэх мэтээр зохих гарчгийг заавал бичнэ.

Мэндчилгээ

И-мэйл урт богино байхаас үл хамааран та мэндчилгээний үг заавал бичээрэй. Хэрэв та и-мэйл бичиж байгаа хүнийхээ нэрийг мэдэж байвал бичиж болно.

Үсгийн фонт, хэмжээ

И-мэйл товч тодорхой санааг илэрхийлсэн байх ба хэт урт хэмжээтэй байх нь тохиромжгүй. Хүмүүс урт и-мэйл уншихдаа гүйлгэж хараад өнгөрдөг учир гол санааг ойлголгүй орхих, уншилгүй үлдээх магадлалтай байдаг. Түүнчлэн  текстийн фонтыг элдэв чамин, өнгө алагласан байхаас татгалзах, Bold болон Italic хэлбэрээр бичих нь болхи харагдуулдаг учир анхаарах. Үүнээс гадна бүх үсгийг томоор бичих нь уурласан эсвэл эсэргүүцсэн сэтгэл хөдлөлийг илэрхийлдэг. 

Сэтгэл хөдлөл

Албан ёсны и-мэйлд сэтгэл хөдлөлийн өнгө аяс илэрхийлсэн үг хэллэг бичих нь тохиромжгүй энэ нь зөвхөн хувийн харилцаанд тохиромжтой.

Үг үсгийн алдааг шалгах 

Найруулга болон үг үсгийн алдаанд анхаарал болгоомжтой хандах нь чухал. И-мэйл илгээхээс өмнө ахин дахин нягтлах нь зөв. Учир нь алдаатай и-мэйл таныг хайнга хүн болгож харуулдаг.

Төгсгөл 

И-мэйл захидлын төгсгөлд “Баярлалаа” “Хүндэтгэсэн ….” гээд өөрийн нэрийг бичиж болно. Та өөрийн и-мэйл хаягт өөрийн нэр болон утас, албан тушаалын нэрийг автомат горимоор тохируулах нь и-мэйлийг илүү албан ёсны харагдуулдаг.

Төгсгөлд нь и-мэйл илгээхээс өмнө текстийн агуулгад утга санаа давхацсан, үг үсгийн алдаа байгаа эсэх, файл, зураг гээд шаардлагатай нэмэлт мэдээллүүдийг хавсаргасан эсэхээ сайтар нягтлаарай.